காப்பகத்தின் வரையறை (ஆவண மேலாண்மை)

ஒரு நிறுவனம் அல்லது நிறுவனத்தில் ஆவணங்களை நிர்வகிப்பதற்கான தரப்படுத்தப்பட்ட நுட்பங்கள்

காப்பகம் அல்லது ஆவண மேலாண்மை என்ற கருத்து, ஒரு சில பொதுவான உதாரணங்களை மேற்கோள் காட்ட, ஒரு நிறுவனம் அல்லது நிறுவனம், நிறுவனம் அல்லது நூலகத்திற்குச் சொந்தமான ஆவணங்களின் நிர்வாகத்தின் கோரிக்கையின் பேரில் பயன்படுத்தப்படும் தரப்படுத்தப்பட்ட நுட்பங்களைக் குறிப்பிடுவதற்கு எங்கள் மொழியில் பயன்படுத்தப்படுகிறது.

புதிய தொழில்நுட்பங்கள் மூலம் அற்புதமாக வளர்ந்த ஒரு பழைய ஒழுக்கம்

கிட்டத்தட்ட எல்லா பகுதிகளிலும் புதிய தொழில்நுட்பங்களின் முன்னேற்றத்தின் நேரடி விளைவாகப் பயன்படுத்தப்படும் நுட்பங்களும் நடைமுறைகளும் மாறுபட்டு உருவாகி வந்தாலும், காப்பகம் விதிவிலக்கல்ல என்றாலும், காப்பகம் என்பது நிச்சயமாக பழமையானது என்று நாம் கூற வேண்டும். ஆவணப்படுத்துதல், அவர் செய்யும் ஒவ்வொன்றிலும் ஒரு நிர்வாக, சட்ட அல்லது வணிக முத்திரையை விட்டுச் செல்வதற்கான கட்டாயத் தேவையின் முகத்தில் பழங்காலத்திலிருந்தே மனிதனால் பயன்படுத்தப்பட்ட செயல்பாடு.

ஆதரவுகள் மற்றும் சேமிப்பு உத்திகள் விஷயத்தில் ஏற்பட்ட மிகப்பெரிய பரிணாமத்தைப் பற்றிய ஒரு யோசனையை நமக்கு வழங்க, மிகவும் பழமையான மனிதர்கள் பாப்பிரஸ் அல்லது களிமண்ணின் தாள்களில் தங்கள் "ஆவணங்களை" தாக்கல் செய்தார்கள் என்று மட்டுமே சொல்ல வேண்டும். கணினி அல்லது வேறு எந்த மின்னணு சாதனத்திலும் அவ்வாறு செய்யலாம்.

கணினி மற்றும் இணையத்தின் பெரும் பங்களிப்பு

இந்த அர்த்தத்தில், கணினி அறிவியலும் இணையத்தின் அடுத்தடுத்த வளர்ச்சியும் ஆவண மேலாண்மைத் துறையில் பெரும் முன்னேற்றத்தை அனுமதித்துள்ளது, தகவலைச் சேமிப்பது மற்றும் சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை மீட்டெடுப்பது ஆகிய இரண்டிலும் பணியை மிகவும் நடைமுறை மற்றும் எளிமையானதாக மாற்றுகிறது. .

இதற்கு முன்பு, இந்தப் பணியின் பொறுப்பில் உள்ளவர்கள், காப்பக வல்லுநர்கள், நூலகர்கள் அல்லது காப்பக வல்லுநர்கள், இந்தப் பணியைச் செய்பவர்களுக்குக் கூறப்பட்ட பிற பெயர்களில், கனமான பதிவுப் புத்தகங்கள், கோப்புகள், கோப்புறைகள், பெட்டிகள், அலமாரிகள் ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தவும் பயன்படுத்தவும் வேண்டியிருந்தது. கோப்பு மற்றும் ஆவணங்கள் அல்லது வேலைகளை மீட்டெடுப்பதைக் குறிப்பிட இப்போது ஒரு கிளிக் போதும்.

அது செய்யும் முக்கிய பணிகள்

அடிப்படையில், காப்பகம் கவனித்துக் கொள்ளும்: காப்பகப்படுத்தப்படும் ஆவணங்களை அடையாளம் காண அனுமதிக்கும் தொடர்ச்சியான விதிமுறைகள் மற்றும் நடைமுறைகளை உருவாக்குதல் மற்றும் நிறுவுதல், அவற்றிலிருந்து தகவல்களைப் பெறுதல், அவை காப்பகப்படுத்தப்பட வேண்டிய நேரம் சிறிது நேரத்திற்குப் பிறகு அகற்றப்படலாம், மாறாக, பெரிய மதிப்புள்ள ஆவணங்களின் பாதுகாப்பிற்கு உத்தரவாதம் அளிக்க வேண்டும்.