கொள்முதல் ஆணை என்பது கணக்கியல் மற்றும் வணிக நடவடிக்கையின் அன்றாட நிர்வாகத்திற்கான சரியான சொல். கொள்முதல் ஆணை என்பது சில பொருட்களை வாங்கும் நோக்கத்துடன் மற்றும் வாங்குபவருக்கும் விற்பவருக்கும் இடையில் ஏற்கனவே ஒப்புக் கொள்ளப்பட்ட விலையில் சப்ளையருக்கு எழுதப்பட்ட கோரிக்கையாகும்.
அதில் என்ன தகவல் உள்ளது?
கொள்முதல் கோரிக்கையானது பணம் செலுத்துதல் மற்றும் வழங்குவதற்கான விதிமுறைகளைக் குறிக்கிறது, எனவே பொருட்களை வழங்குவதற்கு சப்ளையருக்கான அங்கீகாரம் மற்றும் தொடர்புடைய விலைப்பட்டியலை வழங்குவதற்கு சப்ளையருக்கு இது ஒரு அங்கீகாரமாகும். ஒரு நிறுவனத்தால் வாங்கப்பட்ட அனைத்து பொருட்களும் வாங்கும் ஆர்டர்களுடன் இருக்க வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்ள வேண்டும், அவை அவற்றின் பயன்பாட்டின் மீதான கட்டுப்பாட்டை வழங்குவதற்காக வரிசையாக எண்ணப்படுகின்றன.
கொள்முதல் ஆணைகள் பொதுவாக அசல் மற்றும் நகலில் வழங்கப்படுகின்றன, அசல் சப்ளையருக்கு அனுப்பப்படும் மற்றும் நகல்கள் கணக்கியல் துறைக்கு செலுத்த வேண்டிய கணக்கில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும் (நிறுவனத்தின் கொள்முதல் துறைக்கு மூன்றாவது நகல் இருக்கலாம்).
பின்வரும் பிரிவுகள் கொள்முதல் ஆர்டரில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளன:
- கொள்முதல் ஆர்டர் எண்.
- வழங்குநரின் பெயர் மற்றும் முகவரி.
- ஆர்டர் செய்யப்பட்ட தேதி மற்றும் தேவையான டெலிவரி தேதி.
- டெலிவரி மற்றும் கட்டண விதிமுறைகள்.
- ஆர்டர் செய்யப்பட்ட பொருட்களின் அளவு மற்றும் அவற்றின் குறியீட்டு எண்ணுடன் அவற்றின் விளக்கம்.
- விலையைப் பொறுத்தவரை, ஒவ்வொரு யூனிட்டின் விலையும் மொத்த கொள்முதல் விலையும், பொருந்தினால், கப்பல் செலவும் குறிப்பிடப்படுகின்றன.
- இறுதியாக, கொள்முதல் ஆணை பொறுப்பான நபரின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட கையொப்பத்தைக் குறிப்பிட வேண்டும்.
கொள்முதல் ஆர்டரின் நோக்கம்
மேலே உள்ள விரிவான தகவல், வாங்கப்பட்ட பொருட்களின் மீது துல்லியமான கட்டுப்பாட்டை வைத்திருப்பதை நோக்கமாகக் கொண்டது, ஏனெனில் இந்த வழியில் ஒரு நிறுவனம் அதன் கொள்முதல் செயல்பாடுகளின் கணக்கியல் பதிவை வைத்திருக்க முடியும்.
மறுபுறம், ஒரு வாடிக்கையாளர் கொள்முதல் ஆர்டரை வழங்கும்போது, அவர் ஒரு சப்ளையர் மீது வைத்திருக்கும் நம்பிக்கையை உறுதிப்படுத்தி முறைப்படுத்துகிறார் என்பதை நாம் மறந்துவிடக் கூடாது.
வாடிக்கையாளரால் வழங்கப்படும் கொள்முதல் ஆணை, விற்பனைச் செயல்பாட்டில் இன்னும் ஒரு படியாகும், ஏனெனில் விற்பனை இன்னும் உறுதியாகத் தயாரிக்கப்படவில்லை. இந்த அர்த்தத்தில், கொள்முதல் ஆணை என்பது நிறுவனத்தின் நடைமுறைகள் நன்கு வரையறுக்கப்பட்டு ஒழுங்கமைக்கப்பட்டதாக இருக்க வேண்டும் என்பதைக் குறிக்கிறது. கொள்முதல் ஆர்டரை வழங்குவதற்கு முன், வாடிக்கையாளர் அதை தனது நிறுவனத்தில் பதிவு செய்வதற்கான செயல்முறை என்ன என்பதைத் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும், மேலும் விற்பனையாளரும் ஆவணத்தில் உள்ள தகவலை உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.
புகைப்படம்: iStock - பெர்னார்டா எஸ்வி
