இது பொதுவாக தூதரகங்கள், அமைச்சகங்கள், நகராட்சிகள், பள்ளிகள் மற்றும் அரசு அலுவலகங்கள் போன்றவற்றால் பயன்படுத்தப்படும் அந்த ஆவணத்தின் பதவிக் காலத்துடன் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. ஒப்பந்தங்கள், அழைப்பிதழ்கள், வாழ்த்துகள், ஒத்துழைப்பு மற்றும் நன்றியுணர்வு ஆகியவற்றுடன் தொடர்புடைய நடைமுறைகளைச் செயல்படுத்துதல். வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், வரையறையில் இருந்து பார்க்க முடியும், ஒரு வர்த்தகம் பொதுத்துறையின் வேண்டுகோளின்படி மிகவும் முறையான தகவல்தொடர்பு வழிமுறையாக மாறிவிடும்..
உள்ளன இரண்டு வகையான அலுவலகம், பல அலுவலகம் மற்றும் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் அலுவலகம்.
ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பெறுநர்களுக்கு ஒரே தலைப்பு அல்லது பொருள் பேசப்படும்போது பயன்படுத்தப்படும் ஆவணம் பலவாகும், அதனால்தான் அதை அனுப்பும் நிறுவனங்கள் அல்லது ஏஜென்சிகள் அதே எண்ணையும் பெறுநரையும் சேர்க்க ஒரு இடத்தை காலியாக விடுகின்றன. இயக்கப்படுகிறது. அதேபோல், இந்த தரவு ஆவணமாக்கல் செயல்முறையை சீராக்க உதவும். பொதுவாக, பல அலுவலகத்தில், உத்தரவுகள், அறிவுறுத்தல்கள், பரிந்துரைகள், பரிந்துரைகள் மற்றும் பிற தகவல்கள் ஒரே நேரத்தில் வெவ்வேறு அலுவலகங்கள் மற்றும் அலுவலகங்களுக்குத் தெரிவிக்கப்பட்டு, கீழ்நிலை அதிகாரிகளுக்கு அல்லது அதே அளவிலான படிநிலைகளைப் பராமரிக்கும் முதலாளிகளுக்கு இடையே அனுப்பப்படும். இந்த வகை வர்த்தகத்தில் மனதில் கொள்ள வேண்டிய இரண்டு விஷயங்கள் என்னவென்றால், விநியோகிக்கப்படும் அனைத்து நகல்களுக்கும் வர்த்தக எண் ஒரே மாதிரியாக இருக்கும் மற்றும் அதில் விநியோகம் என்ற சொல் தோன்ற வேண்டும்.
அதன் பெயர் எதிர்பார்த்தபடி, டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் என்பது அசல் அலுவலகத்தின் உள்ளடக்கத்தை அப்படியே படியெடுக்கும் அலுவலகமாகும். அனைத்து பத்திகளும் அசல் மற்றும் மேற்கோள் குறிகளைப் பயன்படுத்தி படியெடுக்கப்பட வேண்டும். இந்த வகையான ஆவணத்தின் மூலம், பொதுவாக, தீர்மானங்கள், சுற்றறிக்கைகள், உத்தரவுகள் அல்லது அசல் அலுவலகம் தொடர்பான பிற தகவல்கள் பரப்பப்படுகின்றன. முந்தைய வழக்கைப் போலவே, இந்த வகை அலுவலகத்தைப் பெறுபவர்கள் அதே படிநிலை மட்டத்தில் உள்ள துணை அதிகாரிகள் அல்லது அதிகாரிகள்.
ஒரு அலுவலகத்தை உருவாக்கும் பகுதிகள்: லெட்டர்ஹெட், ஆண்டு பெயர், இடம் மற்றும் அது எழுதப்பட்ட இடத்திலிருந்து தேதி, தொடர்புடைய எண், பெறுநர், பொருள், பெரிய எழுத்துக்களில் வார்த்தைப் பொருளை எழுதுதல் மற்றும் அதன் உள்ளடக்கத்தின் சிறிய சுருக்கத்தைக் குறிப்பிடுதல், குறிப்பு, தகவல்தொடர்புக்கான காரணம் அறிவிக்கப்படும் உரையின் உடல், அன்பான பிரியாவிடை, கையொப்பம் மற்றும் பிந்தைய கையொப்பம், முதலெழுத்துகள், இணைப்பு மற்றும் விநியோகம்.
மறுபுறம் மற்றும் ஒரு மதச் சூழலில், கத்தோலிக்க திருச்சபையின் லத்தீன் சடங்குகளின் அதிகாரப்பூர்வ பிரார்த்தனைகளின் தொகுப்பு மாஸ்க்கு வெளியே மற்றும் நியமன நேரங்களைச் சுற்றி வெளிப்படுத்துவது அலுவலகம் என்று பிரபலமாக அழைக்கப்படுகிறது.
இறுதியாக, இந்த வார்த்தைக்கு வழங்கப்படும் மற்றொரு பயன்பாடு தொழிலின் ஒரு பொருளாக, இந்த வழியில் இது தொழில்நுட்ப போதனைகளின் தொகுப்பைக் குறிக்கிறது, இது ஒரு நபரின் சில செயல்பாடுகளில் அடுத்தடுத்த செயல்திறனை அனுமதிக்கும், எடுத்துக்காட்டாக, தச்சு, மற்றவற்றுடன்.
